写清暂停什么、客户还能做什么、从哪天几点开始回复。接收留言、开始回复、办结问题是三个状态。团队恢复办公，并不表示积压问题已经全部处理完；海外时间也要对应同一时刻。
下面以ChatGPT网页版整理一份网页通知和一封自动回复。青禾团队、排班和成品为本教程编写的教学示例，非本站公告或法定假期安排；未运行模型、设置邮箱或发邮件，example.com仅示范入口格式。
用确认排班把三个状态分清
把自己团队确认的安排复制到新对话。本例七条记录完整如下；日常免费文字聊天和文件等工具的限制不同，见OpenAI免费说明。
H1 团队：青禾网站支持组；通知由负责人许宁于2026-09-28确认。
H2 暂停时点：2026-10-01 18:00北京时间；暂停新项目报价、会议预约和网站修改操作。
H3 恢复时点：2026-10-06 09:00北京时间；从这个时点开始查看并逐项回复休假期间留言，不承诺当天全部办结。
H4 暂停期间：公开帮助资料仍可查看；网站联系表单和咨询邮箱仍接收留言。表单提交成功与团队实际开始查看分开。
H5 留言内容：写网站地址、问题描述和希望联系的邮箱；不要公开账号密码或后台登录信息。
H6 值守：没有已确认的紧急值守人，不提供即时处理或24小时支持承诺。
H7 确认的公开入口：帮助资料https://example.com/qinghe/help/；联系表单https://example.com/qinghe/contact/；团队署名“青禾网站支持组”。本教程地址仅作格式示例，真实工作须换成确认可用入口。
暂停期间表单和邮箱仍接收留言，人员从2026年10月6日北京09:00、伦敦02:00英国夏令时开始逐项回复，未承诺全部办结。例如客户10月3日留言，H4只说明入口可用，不能推成工作人员当天查看。
本例两个时点这样对应：
| 北京时间与事项 | 伦敦同一时刻 |
|---|---|
| 2026-10-01 18:00，暂停报价、会议和修改 | 2026-10-01 11:00，BST |
| 2026-10-06 09:00，开始查看并逐项回复 | 2026-10-06 02:00，BST |
BST是英国夏令时。英国2026年夏令时到10月25日结束，所以这两个日期伦敦比北京晚7小时；全年固定套8小时会错。英国官方日期给出了当年的调整日。
自己检查时，可在电脑Google Calendar的Settings（设置）→General（常规）→Time zone（时区）选北京为主时区，开启Show additional time zones（显示额外时区），选London为第二时区；切到安排的具体日期，比较同一时间行。见官方时区说明。若跨时钟调整日，暂停和恢复要各算一次；政策改变时回当地权威资料确认。
一份提示，写两种通知
把上面的排班和两个时点一起给模型，再复制这份提示：
只根据H1—H7和两地同一时刻，写完整中文网页通知，以及完整邮件自动回复（主题、正文、署名）。
两份都保完整年月日、北京与伦敦BST时间、暂停三项服务、仍可查看/留言的入口、客户应提供的材料、无紧急值守。
开始查看并逐项回复不等于全部办结，自动回信不等于人员已阅读或受理。只用H7已给入口和署名。
纠正“休假中24小时即时回复”“恢复时所有问题已处理完”“伦敦10月6日09:00开始回复”，在成品外短说依据。
缺日期、时区、值守或入口就列出具体问题，不补承诺。公开成品只写客户需要知道的安排，不混编辑指令。
三句误写分别错在不同地方：
- “休假中24小时即时回复”应改成“暂停期间仍可提交留言，恢复后开始查看并逐项回复”。H6没有即时值守，入口可用不能补出人手。
- “恢复时所有问题已处理完”应改成“10月6日09:00北京时间起开始查看并逐项回复”。H3给了起点，没有给办结期限。
- “伦敦10月6日09:00开始回复”应改成“伦敦10月6日02:00，英国夏令时”。写客户当地时间是在换算，不是另排一个恢复时刻。
自己的材料若只有“周二恢复”，先请排班负责人补完整日期、时间和时区，再写这句。措辞流畅解决不了安排不清。
网页通知与来信回复
网页告诉访客整个服务安排；自动回复给来信人同一安排，并说明回信不等于工作人员已经受理。两份全文如下，采用时换成自己的确认记录和实际入口。
网页通知
青禾网站支持组休假服务安排
我们将于2026年10月1日18:00北京时间起，暂停新项目报价、会议预约和网站修改操作。该时刻对应伦敦10月1日11:00，英国夏令时。
暂停期间，您仍可查看帮助资料：https://example.com/qinghe/help/ 。需要说明问题，请通过联系表单留言：https://example.com/qinghe/contact/ ，填写网站地址、问题描述和希望联系的邮箱。请不要在公开留言中提供账号密码或后台登录信息。
我们将从2026年10月6日09:00北京时间起，开始查看并逐项回复休假期间的留言；该时刻对应伦敦10月6日02:00，英国夏令时。恢复办公不代表所有问题已在该时刻处理完，具体处理安排会在后续回复中说明。
本次暂停期间没有紧急值守或即时处理服务。感谢您的理解。
青禾网站支持组
来信自动回复
主题：青禾网站支持组服务安排｜10月6日起开始回复
您好，感谢来信。
青禾网站支持组将于2026年10月1日18:00北京时间起，暂停新项目报价、会议预约和网站修改操作，对应伦敦10月1日11:00，英国夏令时。
期间咨询邮箱和网站联系表单仍接收留言。您可以在本封来信中说明网站地址、问题描述和希望联系的邮箱，不必重复提交；请不要发送账号密码或后台登录信息。公开帮助资料仍可查看：https://example.com/qinghe/help/ 。
我们从2026年10月6日09:00北京时间起，开始查看并逐项回复，对应伦敦10月6日02:00，英国夏令时。这是开始回复的时间，不代表全部问题已办结。本次暂停期间没有紧急值守或即时处理服务。
此邮件用于自动说明服务安排，不表示工作人员已经阅读您的来信或受理项目。
青禾网站支持组
并排检查暂停事项、两时点和入口即可。如果一份多了“当天修复”，删除没有依据的承诺，不要把另一份也改成同样的错误。
Gmail设置要另外检查
由有该邮箱权限的人在电脑Gmail打开Settings（设置）→See all settings（查看所有设置）→General（常规）→Vacation responder（假期自动回复），启用后填日期、主题和正文，点Save Changes（保存更改）。已有自动签名就避免重复署名；若仅对联系人回复，新客户可能收不到。启用后顶部有提醒横幅，用End now可结束。
这个功能从起始日00:00到结束日23:59运行，通常回复对方首次来信；四天后再来信或消息被修改，可能再次回复，垃圾邮件和邮件列表有例外。因此它不是每封来信的接收凭证。规则见Google自动回复说明。
本例18:00暂停、09:00恢复不是整天边界。允许提醒提前生效时，可设10月1日至6日，正文用“将于”，恢复后实际结束提醒；必须严格按小时启停时，要有人在对应时点实际开关并检查，或由维护者提供已经验证的方案。不能把日期菜单说成小时排程。
真正启用时，用一个允许测试的外部邮箱发新邮件，读实际主题、正文、署名和两地时间，记录测试时间与两个邮箱。没收到，检查保存/启用、日期范围、联系人限制、垃圾箱；同一发件人反复发信不一定每次触发。仍失败，把设置范围、来信时间和实际邮件情况交账号负责人或维护者。
网站表单另外检查实际提交和收件，Gmail回信不能证明表单已到团队邮箱，继续可看WordPress表单提交、发送和收件检查。需要一起整理服务通知与留言流程，可到联系与项目咨询带上确认排班及当前入口。
常见问题
写“10月6日恢复”就够了吗？
补完整年月日、开始时间、时区和恢复的具体动作，海外客户才知道同一时刻。本例开始查看并逐项回复，没有当天全部办结保证。
模板里有紧急联系人，能直接留着吗？
先确认有人负责、联系方式可公开及负责的事项。H6没有紧急值守，所以本例不留这项承诺，只保留资料与留言入口。
自动回复发出了，表示团队已经收到并开始处理吗？
只能说明这次自动回复触发，不能证明工作人员已阅读或受理。网站表单、咨询邮箱和人员处理分别检查，自动回复也并非每封必回。