Woo 后台出现退款行，客户的钱却没到账，先看你用了哪一种退款。自动退款通过兼容的支付网关发起返款；手动退款只在 Woo 里记下金额，还需要商家到支付平台或其他批准渠道实际退钱。
支付网关是处理店铺收款和退款的服务。Woo 的记录、网关退款交易、客户银行到账，是需要分别确认的结果；直接把订单状态改成“已退款”或“已取消”，不会自动返款。配图中的退款行、支付通道、客户与库存，就是提醒你分别核这些结果。官方退款说明给出了两条退款路径。
先按店铺售后政策确定要退哪些费用，再操作退款。下面用一笔部分退款说明，编号 R-52、金额和库存都是教学设定。
先算清楚，这次退的是哪一件和哪些费用
进入 WooCommerce → 订单，打开原订单。检查客户、支付方式、原付款交易、实际已收金额和此前退款。若订单没有收款，先查付款状态，不按已经收到钱的退款处理。
教学订单 R-52 买了蓝色 M 码 T 恤 2 件，每件商品金额 50 美元；原单税费共 10 美元，运费 8 美元，总计 100 + 10 + 8 = 118 美元。这次确定退 1 件：商品金额 50，加原单对应这件的税费 5，运费不退，因此应退 55 美元。
这不是 118 ÷ 2 = 59 美元。运费、优惠、不同商品价格和税费会使“半数商品”与“总额一半”不同。本文的 5 美元税是该教学订单中这件商品对应的税费，不是固定税率；处理自己的订单时，按原明细检查应退金额。
再看有没有其他操作员已处理，支付平台原交易下是否已有退款。记录谁负责这次申请，避免客服和财务各退一次。货物是否退回、能否再卖也先问仓库；退款金额与库存增加不必发生在同一天。
用自动退款时，在订单里操作，再查退款结果
先查原支付网关是否支持从 Woo 发起自动退款。可以查该网关官方说明或请负责支付的人确认；能输入退款金额，不代表这个网关支持自动返款。
支持时，按这次确定的退款内容操作：
- 在原订单汇总区域点 Refund（退款），找到要退的商品行。
- 本例在蓝色 M 码的退款数量填 1，检查自动显示的商品金额与税费：商品 50、税 5，运费退款为 0，合计 55。
- 勾 Restock refunded items（回补已退款商品） 前，检查退货是否已入库、能否重新销售，不能默认勾选；具体判断见后文。
- 选择 Refund 55 via [支付网关] 这类通过原网关的按钮，金额和按钮名称以当前订单为准，提交一次。
数量可帮助 Woo 按商品明细计算退款。直接填写金额不一定自动算出对应税费；尤其只退某件的一部分金额时，要再看对应税费和总退款额，不能只看界面自动算出的数字。
提交后重新打开 Woo 的退款明细和订单备注，检查对应商品数量 1、退款 55。再登录支付平台，在原付款交易下找退款交易，记下退款编号、金额、状态和原交易的对应关系。退款编号也叫 refund ID，用来查这一次返款，而不是原收款。
如果网关已经记录成功退款，不需要再去支付后台退一次。Woo 报错或看不到预期记录时，先查原交易下是否已有退款、处理是否仍在进行，再把错误和编号交给支付维护者。结果不明时连续点击，可能重复返钱；网关有退款、Woo 缺备注，也不能用另一笔退款补后台显示。
支付平台处理成功之后，客户银行可能还在入账。具体进度和费用按该交易与网关规则核，不统一承诺立即到账。客服可以准确说“支付平台已处理 55 美元，银行到账仍在跟进”，不要把两件事说成已经全部完成。
只能手动退款时，Woo 记录后还要实际返款
不支持自动退款的支付方式，使用 Refund manually（手动退款） 记录。仍填这次应退的商品数量、商品金额、税和运费，本例合计 55。这个操作不会让支付网关给客户转钱。
将原订单、原付款交易和应退的 55 美元交给负责返款的人，由他到原支付平台、银行或店铺指定渠道实际处理。拿到外部退款编号或转账凭证，检查金额、客户、原交易和状态，再把它与 Woo 这条手动退款记录对应。
例如 Woo 已显示 R-52 退 55，财务尚未处理，就写“Woo 已记录，实际返款待处理”。不能因为界面有红色退款数字，就告诉客户钱已退到卡里。财务完成之后继续核通道进度，客户到账仍未确认就留待跟进。
如果钱先在外部退过，回 Woo 整理记录时不要再选自动返款。两条路径根据网关能力与商家流程选其一，不是先手动试试、再自动补一次。跨币种、手续费或原通道受限时，带这笔交易查支付服务规则，不自行另建一个与原交易无关的退款。
部分退款看明细，不靠整单标签判断
R-52 原收款 118，退 55，账面仍有未退的 63 美元。这是这笔教学单的金额核对，不是新增收费。因为没有退完，整单通常不会变成全额 Refunded（已退款）；通知也会说明是部分退款。
所以订单列表仍写“处理中”，不能直接判断部分退款失败。打开详情，看蓝色 M 码退了 1 件、55 美元；再看原付款下的对应退款。不能为了让列表变成“已退款”，手改整单状态。
税运费仍按这次退款内容检查。本例不退 8 美元运费，就不应把它填进退款。原单还有折扣或先前退款时，检查剩余可退范围与网关限制，避免超过实际收款。支付手续费是否返还，也要看所用网关规则。
最后至少能说清这三件事：“Woo 有 55 美元退款行；支付平台或外部凭证对应 55；客户到账确认到哪一步。”第二项没有记录，就继续找负责返款的人；已有成功退款而客户未入账，就按这次退款编号追进度，不再退同金额。
库存按退回的货处理，通知按退款内容核
本例售出 2 件后，蓝色 M 码可售库存是 3 件。仓库收到退回的 1 件，确认完好可以再卖，才考虑回补这 1 件；相同配置下库存应变为 4 件。若货还在路上或破损，钱已退也不应先加回可售库存。
在退款界面勾 Restock refunded items 前，检查数量记在哪里：是蓝色 M 码自己的库存，还是父商品共享库存？如果由 ERP 管理，还要问仓库系统是否已经回补、Woo 是否会同步，避免两边各加一次。没有回补的货物，仓库验收后再由负责库存的人处理，不通过再次退款来增加库存。
查看客户邮件中的订单号、55 美元和“部分退款”内容。邮件说明 Woo 记录了这次退款，不证明银行已经入账。如果通知没收到，按订单邮件排查检查对应通知和发送结果；钱是否处理仍看支付交易。
没有支付平台权限的客服，可以收集原交易、应退金额、Woo 记录和退款编号，请财务查询。没有库存权限，就把具体规格、退回数量和货况交给仓库。这样每个人知道自己还需要查什么，而不是统称“已退款”。
如果你要整理 Woo 的订单与通知流程，可以把网站地址、支付插件名称和最想改善的环节发给跨境YOUNG，讨论网站维护与流程调整。具体返款由店铺处理。
常见问题
把订单状态直接改成 Refunded，客户会自动收到退款吗？
不会。状态标签不执行返款。确定原单已付款并需要退款后，支持的网关走自动退款，再检查支付结果；不支持的在 Woo 手动记录，再到外部渠道实际返款。已经外退过就不能再自动退一次。
只退一件商品，整单为什么仍不是 Refunded？
只退了一部分商品或金额，整单通常不会变成全额退款状态。检查退款行数量、金额和网关部分退款记录。本例118退55，看55是否对应，不强迫整单改标签。
点击退款时一定要勾“回补库存”吗？
先问仓库货是否退回、能否再卖，再确认具体规格与库存管理系统。货在途、破损或外部系统已回补，不应机械再加一次。库存依据实物和实际配置，资金退款另核。