Gemini Notebook开放外部共享控制：项目资料怎样发给客户？

这项更新从9月10日起渐进推出，最长15天，外部共享默认关闭，面向Workspace客户。官方公告

实际交付时要完成两件事：让正确的人进来，并让他看到足以完成工作的一组资料。只把链接发出去，还没有验证这两件事。

组织允许共享，不等于客户已经被邀请

管理员的设置规定组织成员可以分享给谁；具体笔记本的邀请决定这一次实际分享给谁。两层设置需要同时满足。

假设你准备把网站交付资料发给客户公司的项目负责人。如果组织只允许某个可信域名，而客户用个人Gmail登录，即使链接正确，也不能把它当作普通页面打不开来反复刷新。先确认双方约定使用的具体账号，再核对组织允许的范围。

管理范围	适合的交付方式	负责人还需要完成什么
外部共享关闭	先在内部整理审阅	请管理员确认外部交付安排
可信域名	固定客户组织中的指定账号	核对客户登录邮箱并发出邀请
允许外部账号	不同公司或个人客户的定向交接	确认具体成员与角色
同时允许公开共享	公开教程、公开说明资料	确认内容适合任何持链接的人查看

管理员在Admin console的Generative AI → Gemini Notebook中调整共享范围，需要相应的Gemini设置权限。可信域名模式允许向这些域名中的个人账号共享，不支持Google Groups。设置可能需要最多24小时生效。管理员操作说明

客户交付版从三个问题倒推资料

以一个英文产品展示站为例，客户接手后最常问的可能是：本次交付包含什么？以后怎样新增产品？哪些后续事项还在处理中？可以按这三个问题检查资料，而不必把整个项目文件夹都搬进去。

“本次包含什么”需要已确认页面清单和功能说明；“怎样新增产品”需要对应的后台操作说明；“什么还未完成”需要当前待办和责任安排。内部成本、其他客户方案以及废弃报价没有帮助回答这些问题，可以继续留在内部工作区。

整理时尤其留意文件状态。比如“页面清单-已确认-09月12日”与“产品参数-待客户补充”承担不同作用，不能都只叫“项目资料”。若后来已经确认了新的页面范围，把旧版本从当前交付材料中移出，并在合适的位置保留版本记录，避免客户问同一个问题得到互相冲突的依据。

可以先自己问一遍上述三个问题，再沿引用返回原文。如果答案缺依据，先补资料；如果原文有明确内容而回答遗漏，再调整提问或选源。具体核对方法可以参考来源与引用检查。

角色取决于客户需要做什么

客户只需要看资料和问问题，Viewer通常足够。若对方确实需要共同增删来源、维护交付材料，再考虑Editor，并约定哪些资料由谁负责更新。

Google的共享帮助说明，Viewer能读取所共享笔记本中的来源和笔记；Editor还可以增删材料并继续共享。Chat View只是让问答界面更集中，并没有撤销底层材料访问权限。因此，不应把内部文件放进去，再依赖隐藏来源区域隔开读者。

对于同一个客户，也可能存在不同角色：项目联系人负责确认范围，运营人员只查操作步骤，外包设计师只需要部分素材。如果这些人不应看到相同资料，分开准备对应的资料集，比把所有人都加进一本完整项目笔记本更清楚。

这里的角色只涉及项目资料。客户需要编辑WordPress时，还要另外安排网站后台用户权限，不能因为他有笔记本Editor身份，就认为网站权限也已交接。

发送前，从接收者这一侧验一次

拥有者能打开资料，不能证明客户能打开。可以使用经过授权的测试账号，或与客户一起按下面的顺序检查；无需索取对方密码。

1. 确认身份。 邀请的是哪个完整邮箱，客户当前浏览器登录的又是哪个账号。多账号切换时尤其容易混淆。
2. 打开笔记本。 看标题和当前版本说明是否对应本项目，而不只是验证链接返回了一个页面。
3. 完成一个真实任务。 例如查“新增产品时图片和参数分别在哪里填写”，随后查看答案引用的操作说明，确认依据可读。
4. 打开额外交付的文件。 如果消息里还有Docs、Sheets或独立资料链接，分别验证；不能由笔记本可用推断它们也可用。

如果客户打开失败，按身份、具体邀请、组织策略的顺序查。组织设置刚改变时，再考虑生效等待。若已经能打开笔记本，却看不到某个导出文档，问题更可能属于那个文件自己的访问安排，而不是整本资料都要重新分享。

公开方式也有登录要求：公开笔记本仍需Google账号访问。客户如果不使用Google账号，应该先决定是否改为交付适合其工作环境的文档，而不是把公开链接当成必然免登录的解决方案。

一次“笔记本能打开、交付仍未完成”的样例

假设已邀请客户运营人员为Viewer，并完成以下测试：

• 笔记本标题和项目一致，能读操作说明，也能问到新增产品的步骤。
• 答案引用能够打开，但说明里另附的“产品提交表”提示请求访问。
• 查看后发现该表是另行导出的Sheets，尚未给该客户授权。

此时需要修复的是表格的具体共享安排。给正确账号补上约定权限后，再请对方提交一条受控测试记录，确认团队确实收到。无需把整本笔记本改成公开，也无需把客户升为Editor。

这是一组假设验收结果。它说明“入口可打开”“依据可读”“后续任务可完成”是三件可以分别检查的事，交付记录最好保留最后一项的实际结果。

后续更新与联系人更换，也属于交付的一部分

项目通常不会在发出链接的那天停止变化。网站操作流程调整后，应更新约定的主资料，并说明更新日期；客户才能判断旧截图和新步骤哪个仍然适用。

导出到Docs或Sheets会生成另一份工作文件。官方帮助说明，导出文件的修改不会同步回原笔记本，共享权限也不会继承。因此，可以约定笔记本用于查询当前说明，表格用于提交维护需求；两者各有职责，避免让客户在两处重复修改同一份清单。

联系人更换时分两处交接：

• 笔记本：新增约定接手账号，复核旧联系人是否仍需访问。
• 独立文件：逐一检查交付表格与文档的成员名单，让新人实际打开并完成一个任务。

仅转发欢迎邮件不会自动完成这些权限安排。

同样，关闭整本复制功能不等于已经可见的内容无法被保存。确定哪些资料进入客户交付版时，就应按客户能够阅读、引用和保留内容来选择。项目结束后的权限调整控制的是今后的访问，不能替代最初的资料筛选。